Preguntas Frecuentes

Preguntas Frecuentes

• ¿Dónde puedo consultar el Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad?

  El Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad de Los Andes puede ser consultado en:

  https://secretariageneral.uniandes.edu.co/images/documents/Manual-Politica-Tratamiento-Datos-Personales-2020-Uniandes.pdf

• Si tengo dudas sobre mis datos personales, el tratamiento que realiza la Universidad o quiero modificar, rectificar o eliminar mi información ¿Con quién y por qué medio puedo contactarme?

  Se puede contactar con el Oficial de Protección de Datos de la Universidad, a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

• ¿Puedo tratar datos de menores de edad al interior de la Universidad?

  Si, sin embargo, se debe tener en cuenta que los datos de los menores de edad deben ser tratados buscando la protección y el desarrollo integral y armónico de los niños, niñas y adolescentes

• ¿Puedo tener contratos, acuerdos convenios entre otros, que involucren el tratamiento de datos personales con entidades fuera de Colombia?, ¿Qué debo tener en cuenta?

  Si, se contemplan tres (3) escenarios para la transferencia internacional de datos personales:

  1. El país receptor ofrece un nivel adecuado de protección, de acuerdo con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. (Circular Externa N°005 de 10 de agosto de 2017, emitida por la SIC).

  2. La operación de transferencia se encuentra enmarcada dentro de las excepciones fijadas por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

  3. La Superintendencia de Industria y Comercio profiere una declaración de conformidad.

• ¿Qué entidad vigila que la Universidad de los Andes cumpla con la implementación de la Ley de Protección de Datos Personales y garantice el ejercicio del derecho de Habeas Data?

  De acuerdo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley.

Preguntas Generales

• Las fotos, vídeos, grabaciones de voz y huellas dactilares, ¿son datos personales?

  De acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 los datos biométricos, son considerados datos pesonales y a su vez sensibles.

• ¿Quién es el Oficial de Protección de Datos Personales y cómo puedo contactarlo?

  El Oficial de Protección de Datos Personales es Ingrid Paola Angel, pertenece al equipo de Auditoría Interna y puede ser contactada al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , Ext. 4818.

• ¿Puedo usar todos los datos personales que están en Internet?

  No, no todos los datos que están en Internet son públicos, ni pueden usarse de manera libre, la recomendación es tratarlos como datos sensibles y siempre solicitar la autorización por parte del Titular.

• ¿En qué casos los emails deben ser enviados en modalidad “copia oculta” CCO?

  Los correos enviados a dos o más personas, que contengan datos personales, deben ser remitidos en modalidad “copia oculta” CCO.

• ¿Por cuántos años se guarda la información académica de los estudiantes?

  Estas disposiciones están dadas por el Archivo General de la Nación y de manera adicional por los protocolos de la Universidad, el tiempo de conservación de la información académica de acuerdo con lo anterior es de 70 años

  El expediente será transferido del archivo de gestión al archivo central tres (3) años después que:

  . El estudiante culmine sus estudios (Graduado)

  . El estudiante se retire y no vuelva en ese lapso de tiempo (Retirado)

  . El estudiante sea suspendido de la Universidad (Retirado)

  *La Tabla de Retención Documental (TRD) de la Universidad es aplicada, para los estudiantes denominados “Graduados”. En el caso de aquellos categorizados como “Retirados” no se eliminará ningún tipo documental, ordenando la carpeta según lo indica la TRD, sin realizar ningún tipo de selección.

  *El tiempo determinado en el archivo central para los expedientes es precaucional y considera el tiempo en que un estudiante puede obtener su graduación; siendo este de 20 años como mínimo, además de su trayectoria profesional que puede ser de 40 años; periodo de tiempo suficiente para evidenciar y respaldar su información académica.